TERMS AND CONDITIONS

1. Scope and Acceptance

1.1 These Terms and Conditions apply to all products and services (“Services”) provided by the Service Provider.

1.2 By accepting an offer or making a booking, the Client confirms full acceptance of these Terms and Conditions. They override any other terms or conditions provided by the Client.

1.3 These Terms and Conditions, together with the confirmed offer, form the entire agreement between the Client and the Service Provider.

2. Changes to the Terms

2.1 Any changes to these Terms and Conditions must be agreed in writing by the Service Provider.

3. Offers and Bookings

3.1 A booking becomes binding only once it has been confirmed in writing by the Service Provider.

3.2 Offers are valid for fourteen (14) days from the date of issue.

3.3 Prices apply only to the Services described in the offer. Any additional services are excluded unless expressly agreed.

4. Prices

4.1 All prices are stated in euros and exclude VAT unless stated otherwise.

5. Payment

5.1 Invoices are payable immediately or by the due date stated on the invoice.

5.2 Late payments exceeding fifteen (15) calendar days will automatically incur late-payment interest at a rate of 1% per month. Any started month will be charged in full.

5.3 A fee of €12.50 may be charged for each written payment reminder sent. Any recovery or bailiff costs will be borne by the Client.

5.4 Any invoice dispute must be submitted within eight (8) calendar days of the invoice date by email to hello@soko-rooftop.eazyclick.be.

5.5 The final invoice will be based on the number of attendees confirmed no later than seven (7) days before the event. This number cannot be less than 85% of the number stated in the signed offer.

5.6 Any complaints relating to the event must be submitted within ten (10) days following the event date.

6. Cancellation and Force Majeure

6.1 Cancellation by the Client

If the Client cancels the event without postponement, the following cancellation fees apply:

• 50% of the total amount if cancelled 30 days or more before the event

• 75% if cancelled between 29 and 14 days before the event

• 100% if cancelled less than 14 days before the event

6.2 Events Impacted by COVID-19 or Government Restrictions

If an event cannot take place due to mandatory decisions by public or governmental authorities affecting the event’s organisation, the Client may convert the event into a credit voucher up to ten (10) calendar days before the event date.

The value of the voucher will equal the amounts paid, minus any costs already incurred by the Service Provider and not recoverable from suppliers.

7. Liability and Insurance

7.1 Liability

The Client and participants acknowledge that events involve inherent risks. The Service Provider is liable only for wilful misconduct or gross negligence, or that of its employees or agents.

No right of withdrawal applies to contracts relating to catering, hospitality, leisure, or event services, in accordance with applicable regulations.

7.2 Personal Accident Insurance

Individual personal accident insurance may be arranged upon request.

If such insurance is taken out, a list of insured persons (full name, address, and date of birth) must be provided at least seven (7) days before the event.

CONDITIONS GENERALES ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION – ACCEPTATION 1.1. Les présentes conditions générales sont applicables à toutes les commandes de produits, travaux et services, ci-après « les services » qui sont passées avec le Prestataire. 1.2. Toute offre acceptée par le client et confirmée par le Prestataire implique acceptation pleine et entière des présentes conditions générales. Elles prévaudront, le cas échéant, sur toute autre version et sur les propres conditions générales d’achat ou autres du client. 1.3. Les présentes conditions générales et dispositions mentionnées sur l’offre transmise au client forment un ensemble contractuel et constituent l’intégralité des relations contractuelles intervenues entre parties. ARTICLE 2 – MODIFICATIONS 2.1. Toute modification des présentes conditions générales, doit être constatée par un accord écrit du Prestataire. ARTICLE 3 – OFFRE ET COMMANDE 3.1. Toute commande confiée au Prestataire ne l’engage qu’après confirmation écrite de sa part. 3.2. Le délai de validité de l’offre est de 14 jours à dater de son émission. 3.3. Les prix indiqués dans l’offre ne visent que la réalisation des services qui y sont décrits, à l’exclusion de toute autre prestation. ARTICLE 4 – PRIX 4.1. Tous les prix sont libellés en euros, TVA non comprise. ARTICLE 5 – PAIEMENT 5.1. Les factures sont payables au comptant ou à toute échéance qu’elles mentionnent. 5.2. Tout retard de paiement de plus de 15 jours calendriers entraînera une majoration, de plein droit et sans mise en demeure préalable d’ un intérêt de retard de 1 % par mois, tout mois commencé étant dû en entier. 5.3. Tout rappel envoyé au client qui n’a pas réglé l’intégralité de sa facture pourra être facturé 12.5 € par courrier envoyé, sans préjudice d’éventuels frais d’huissier également à charge du client. 5.4. Toute réclamation relative à une facture devra être transmise au plus tard huit jours calendrier de sa date par email adressé à : hello@soko-rooftop.eazyclick.be 5.5. La facture de solde sera calculée en fonction du nombre de participants communiqué au plus tard 7 jours avant l’événement. Ce nombre de participants ne pourra pas être inférieur à 85% du nombre de participants mentionné dans l’offre signée. 5.6. Pour toutes réclamations veuillez nous en faire part 10 jours maximum à compter de la date de votre événement 6.2. En cas de résiliation-résolution (non report) du contrat par le client il sera dû au Prestataire une indemnité forfaitaire portée à : • • 50 % du montant total de l’offre si l’annulation intervient 30 jours ou plus avant l’événement ; • • 75% du montant total de l’offre si l’annulation intervient entre 29 jours et 14 jours avant l’évènement; • • 100 % du montant total de l’offre si l’annulation intervient moins de 14 jours avant l’événement ; 6.3 Conditions spéciale couvrant les événements impactés par le COVID19 ; Dans le cas où un événement ne pourrait pas avoir lieu, des suites d’une décision prise par les autorités gouvernementales, régionales, communales, provinciales, publiques, administratives ou judiciaires, s’imposant au prestataire et/ou client et ayant un impact sur l’organisation de l’événement, ce dernier pourra être converti, jusqu’à 10 jours calendrier avant la date de l’évènement en bon à valoir, pour les parties non sous-traitées par le prestataire. Le montant « à valoir » correspondra aux sommes versées par le client, au prestataire, sous déduction des montants engagés par le prestataire et non récupérable auprès de ses fournisseurs. ARTICLE 7 – RESPONSABILITE – ASSURANCES 7.1. Assurance R.C. Exploitation, Le participant est conscient du risque de l’activité. Le Prestataire est responsable de son dol, de sa faute lourde, ou de celle de ses préposés, de ses mandataires ou du fait de toute inexécution d’une obligation consistant en une des prestations principales du contrat. Le consommateur ne bénéficie pas d’un droit de renonciation en vertu de l’arrêté royal du 18 novembre 2002 excluant certains contrats à distance de fourniture de services d’hébergement, de transports, de restauration et de loisirs du champ d’application des articles 79 et 80 de la loi du 14 juillet 1991 sur les pratiques du commerce. 7.2. Assurance Individuelle Accident Il est possible de contracter une assurance couverture individuelle accident. En cas de souscription, une liste reprenant les nom, prénom, adresse et date de naissance des personnes à assurer doit être adressée au Prestataire 7 jours avant l’événement.